Resultaten

Geen resultaten

We hebben niet gevonden wat je zoekt. Probeer een ander woord.

Ondernemen

Viagroep

Onderwijzen

Viagroep

Onderzoeken

Viagroep

Jij bent het management

1 October 2021 onderwijzen

Richt je op de essentie en vereenvoudig het analysetraject met factor 10, zodat zowel medewerkers als management in enkele pagina’s met overzichtelijke modellen de essentie van de organisatie herkennen en van daaruit de relatie kunnen leggen naar veranderingen in de organisatie.

De Antwerp Management School verzorgt sinds september 2011 de Masterclass BPM aan de stad Antwerpen. Het programma omvat moderne inzichten en methodes voor het verbeteren en optimaliseren van de bedrijfsvoering. 

De Masterclass is gericht op de kwaliteitscoördinatoren van de stad en reikt methodieken aan die helderheid creëren over:
- de bouwstenen voor de innovatie van bedrijfsprocessen (enterprise engineering);
- een positieve verandering van individuen, teams en organisaties (appreciative inquiry);
- een efficiënte en meetbare verbetering van de bedrijfsprocessen (Lean & Six Sigma).
De beschreven methodieken worden in samenhang gedoceerd aan de Antwerp Management School.




Enterprise engineering is een denk- en modelleerwijze voor bedrijfsprocessen. Deze methodiek baseert zich op wetenschappelijke theorieën over communicatie. Voor het coördineren van het bedrijfsproces zijn met name twee soorten communicatie relevant. In de praktijk zijn deze synoniem met bedrijfsproces en informatieproces. Een bedrijfsproces is opgebouwd uit een of meer transacties. Het patroon van een transactie is universeel, in de zin dat een aantal stappen (verzoek, belofte, verklaring en acceptatie) leidt tot een afspraak tussen partijen. Daarbij maakt het niet uit of de onderliggende infrastructuur de telefoon of het internet is. In beide gevallen is eenzelfde verplichting aangegaan en blijft de overeengekomen transactie de verantwoordelijkheid van de organisatie.

Een informatieproces is een vraag-antwoordpatroon en vindt plaats gedurende het bedrijfsproces. Doel is te informeren naar de status van de huidige of een voorgaande transactie. Het verschil tussen communiceren en informeren is of een nieuwe afspraak wordt gecreëerd of geraadpleegd:
- Mensen zijn bevoegd om afspraken te maken en verplichten zichzelf of de organisatie deze na te komen;
- Informatiesystemen dragen geen verantwoordelijkheid om afspraken te creëren.
Met andere woorden: informatiesystemen kunnen niet communiceren maar kunnen ons slechts over transacties informeren.

Het verschil tussen een bedrijfsproces en informatieproces kan worden verduidelijkt met het voorbeeld van het bestellen van een product: wanneer een klant een bestelformulier overhandigt aan de leverancier, is er sprake van een fysiek proces (transport van een papieren document) en een informatieproces (bijvoorbeeld het bepalen van de beschikbare voorraad). Boven deze processen staat het bedrijfsproces: de bestelling is het verzoek aan de leverancier om bepaalde acties uit te voeren, waarvoor de klant op zijn beurt zich verplicht een andere actie uit te voeren (in dit geval de betaling). Na het verzoek van de klant volgen de belofte (bijvoorbeeld in de vorm van een orderbevestiging) en verklaring (eventueel ondersteund door een pakbon) van de leverancier. De klant accepteert ten slotte de levering.

Om het verschil tussen bedrijfs-, informatie- en documentele processen op een eenvoudige wijze duidelijk te maken, worden drie kleuren gebruikt zoals we hierboven deden:
- rood voor bedrijfsproces;
- groen voor informatieproces;
- blauw voor documenteel proces.
Om het aanschouwelijk voor te stellen spreken we van drie soorten “kabouters”. Opgelet: we bedoelen met kabouters dus verantwoordelijken, geen personen!

Om processen te modelleren, te analyseren en te optimaliseren, gaan we op zoek naar de essentie. Aan de hand van een voorbeeld van de stad, waarin het afdrukken van een toegangskaartje is beschreven in meer dan 30 pagina’s procesbeschrijvingen, werd door prof. Mulder met de rode, groene en blauwe kabouters aangetoond hoe deze kunnen worden vereenvoudigd weergegeven tot twee transacties tussen rode kabouters. Deze vereenvoudiging zorgt ervoor dat we terug de essentie herkennen van een bepaald proces en van daaruit kunnen nadenken over optimalisatie en innovatie. De waarde van zo’n essentieel model wordt duidelijk wanneer men de transacties van een stad anno 1964 vergelijkt met de wijze waarop dergelijke transacties tegenwoordig met informatietechnologie
worden uitgevoerd. Het essentiële model van de Stad is al die jaren hetzelfde gebleven, maar zowel de organisatie als de informatiesystemen zijn sterk veranderd. Alle minder 125 essentiële modellen vertonen in die periode echter grote verschillen. Een andere eigenschap van de essentiële
benadering is dat zij intuïtieve en overzichtelijke modellen oplevert voor het management en de medewerkers. Dit in tegenstelling tot de vaak papierverslindende en ondoorzichtige traditionele rapporten. Er bestaan wereldwijd slechts enkele methoden die zich baseren op deze wetenschappelijke en door de praktijk getoetste communicatietheorie.

SAMENVATTING
Zowel bij enterprise engineering, appreciative inquiry (waarderende methode) als bij Lean en Six Sigma, staat de klant centraal.
- Appreciative inquiry en enterprise engineering versterken elkaar door te focussen op de essentie en hierdoor de droom voldoende helder te krijgen.
- De enterprise engineering analyse (“drie kabouters”) is zeer geschikt om processen terug te brengen tot de essentie, te (her)ontwerpen of opnieuw in te richten. Lean en Six Sigma zijn geschikt om bestaande processen te optimaliseren.
- Bij een verbetertraject kan het zinvol zijn om aspecten van de besproken methodologieën te gebruiken. Het is dus geen OF-OF maar een EN-EN keuze.
- Lean is nuttig in situaties waarbij zowel kosten als doorlooptijd geoptimaliseerd moeten worden; Six Sigma is nuttig om kwaliteitsvraagstukken en problemen met variatie te onderzoeken en op te lossen. Zowel Lean als Six Sigma zijn minder geschikt bij lage aantallen (of volumes).
- Six Sigma biedt een interessant stappenplan (DMAIC) om een proces te optimaliseren.

WAT ONTHOUD JE UIT DEZE BIJDRAGE?
- Richt je op de essentie en vereenvoudig het analysetraject met factor 10, zodat zowel medewerkers als management in enkele pagina’s met overzichtelijke modellen de essentie van de organisatie herkennen en van daaruit de relatie kunnen leggen naar veranderingen in de organisatie.

Jij bent het management
Tags Deel

VIAgroep

Venture Informatisering Adviesgroep NV, kortweg VIAgroep is gevestigd in Den Haag en ingeschreven in het handelsregister Haaglanden onder nummer 164.764.

Hans Mulder in 60 seconden.

Hans Mulder in 60 seconden.

JW Player goes here

twitter feed

In Chaos We Trust https://t.co/j0oqDvVqTV
23 december Ondernemerspanel: of het helpt om topmannen veel te betalen? https://t.co/Wan5RqBKy5
Developed by U-Lab